Reinventar um processo básico da AP - "Casa na Hora"

Clique na imagem e avalie as diferenças entre a situação actual e a situação proposta

A APDSI desenvolveu em seis meses um trabalho voluntário que integrou várias direcções gerais, institutos, autarquias, instituições financeiras, mediadoras imobiliárias e consultoras internacionais, visando "Reinventar um processo básico da AP". O processo escolhido foi a aquisição de casa para habitação, denominado "Casa na Hora".

Propôs-se a redução de 13 interacções do cidadão, para apenas 3, sem redução de nenhuma garantia para o cidadão e para as várias entidades intervenientes, apenas nos limitámos a propor a desmaterialização de alguns procedimentos através da criação de repositórios e identificações únicas (Dossier Electrónico do Imóvel) e eliminação de passos processuais totalmente inúteis numa lógica de relacionamentos digitais entre as várias entidades. Propôs-se a substituição de certidões pela troca de bits em back office e a sincronização progressiva dos repositórios sobre o Cadastro (nacional e autárquico), a Titularidade e a Tributação, cujo desfasamento é ainda hoje deveras preocupante.

Tratou-se de um trabalho exemplar de colaboração voluntária entre instituições públicas e a sociedade civil que, num prazo muito curto, tiveram a ousadia de participar num estudo estratégico de “reinvenção” do actual processo de compra de casa.

Em meu nome pessoal e da APDSI, quero deixar aqui um agradecimento muito especial a todos aqueles que acederam ao nosso convite e que participaram com generosidade e coragem neste estudo.

Há muito tempo que eu não assistia a uma mobilização tão evidente de consensos estratégicos em relação ao futuro, por parte de tantas entidades públicas e privadas.

Ainda há coisas que vale a pena fazer nesta vida e para mim esta foi uma delas!

Quantos processos básicos como este ainda se encontram à espera de estudos do mesmo género, sem limites de espaço político-institucional nem limites de tempo de legislaturas. É tudo uma questão de Boa Governança dos SI/TI, de se conseguir ter um novo olhar 3D sobre os processos e de um verdadeiro Empreendedorismo para mudar a AP.

Insourcing ou Outsourcing? Uma questão urgente de Gestão!

As decisões de fazer Insource ou Outsource de SI/TI não são absolutas, pois deverão ter em consideração numerosos factores:

• A maior ou menor certeza em relação ao negócio, que no caso da AP se traduz na maior previsibilidade ou imprevisibilidade da decisão política;
• A maior ou menor experiência detida internamente com a tecnologia relevante para a solucionar o problema, que deverá ser selectiva tendo em atenção a leitura que se faz em relação às tendências tecnológicas e à aposta prioritária da AP na inovação e menos na manutenção do statu quo;
• A quantidade e diversidade da oferta externa que dá maior liberdade de escolha e menor dependência em relação aos fornecedores;
• A especificidade do negócio, que exige maiores cuidados na prevenção contra a dependência excessiva em relação a um único fornecedor, aos custos e ao prazo da relação;
• A actual disponibilidade interna de recursos técnicos e tecnológicos, que deverá ser cuidadosamente gerida, não apenas por critérios tácticos do presente, mas tendo em atenção as opções estratégicas para o futuro.

Não se pense que os riscos de dependência estão apenas associados ao outsorcing, pois em certas situações de insourcing mal gerido, também os activos de conhecimento pertencem mais às pessoas individualmente consideradas do que às organizações, enquanto entidades que deveriam valorizar e gerir os seus recursos internos de conhecimento.

Na Administração Pública, trata-se de um assunto de elevada soberania do Estado, que deveria ser mais cuidado do ponto de vista de gestão e ser menos objecto de posturas fundamentalistas e extremadas.

2001 Odisseia no Espaço - O papel de Pessoas e Máquinas

Podemos imaginar e até prever com alguma exactidão o futuro tecnológico, mas a absorção da tecnologia por parte das pessoas e das organizações é praticamente imprevisível.

Ao longo da História, o Homem tem demonstrado que é o maior inimigo de si próprio e dos instrumentos civilizacionais que cria em seu redor.

Tal como as professais da Odisseia no Espaço de Stanley Kubrick em 1968 não se cumpriram em 2001, também não sabemos se daqui a dez, vinte ou quarenta anos a Administração Pública saberá realmente tirar partido da inovação tecnológica e da necessária qualificação dos seus funcionários.

Será que iremos continuar a fazer o que não devemos enquanto Humanos?

Novos Profissionais TIC e Matriz BCG

Os Profissionais TIC da AP têm de perseguir a Inovação e a Excelência
se querem subir na cadeia de valor e justificar a sua existência face ao mercado privado
Ningém sustenta e desenvolve activos de conhecimento para funções de soberania do Estado, refugiando-se e acomodando-se em castelos cheios de "Vacas Leiteiras" e "Cães Rafeiros".
Os profissionais TIC da AP deverão visar as "Estrelas Brilhantes" e os produtos de "Alto Potencial", relegando para o mercado a manutenção (enquanto duram) das "Vacas Leiteiras" e descartando quanto antes os "Câes Rafeiros".

Prioridades:

• Dominar a Estratégia do Negócio
• Dominar a Estratégia das Aplicações
• Dominar a Estratégia da Infraestrutura Tecnológica
• Dominar a Arquitectura de Negócio, da Informação, das Aplicações e da Tecnologia
• Conhecer as tendências tecnológicas e dominar a inovação
• Conhecer o que os outros fazem de melhor (Benchmarking)
  
• Dominar as ferramentas de Gestão (especialmente as financeiras)
• Gerir as Competências dos Recursos Humanos
• Aprender, aprender, aprender... sempre e continuamente!
  

Riscos que conduzem aos fracassos:

• Uso de componentes não standard
• Inabilidade e incapacidade para o Planeamento Estratégico
• Má qualidade de Dados
• Ineficiência Arquitectónica
• Incapacidade de gerir a relação de compra e venda
• Controlo deficiente da execução e da qualidade dos resultados
  
• Incapacidade de lidar com o impacto das mudanças de estrutura
• Incapacidade de recrutar os perfis e as competências adequadas
• Falta de apoio em momentos de aumento de escala (roll out)
• Despreocupação com a Segurança

Legenda da Matriz BCG - Boston Consulting Group (Matriz de Portfolio de Produtos):

"Vacas Leiteiras" - Pequeno Crescimento, Grande parcela do Mercado, Elevado Cash Flow
"Cães Rafeiros" - Pequeno Crescimento, Pequena parcela do Mercado, Cash Flow mínimo
"Estrelas Brilhantes" - Grande Crescimento, Líderes do Mercado, Precisa de Dinheiro
"Alto Potencial" - Grande Crescimento, Pequena parcela do Mercado, Precisa de Dinheiro, Baixos Lucros

Crise de Identidade da "Olívia"

Com a confusão reinante entre alguns organismos que são ao mesmo tempo Coordenadores e Prestadores de Serviços, onde quase sempre se confundem os papeis e as vocações específicas dos organismos da administração directa e indirecta do Estado, vive-se hoje uma permanente crise existencial e de identidade.
É urgente esclarecer cada um dos papeis que a "Olívia" presta e tornar claros os referenciais que a rodeiam.
É certo que as mudanças "descongelam" velhos paradígmas que se foram desgastando ao longo do tempo, para de seguida "recongelarem" outros paradígmas mais actualizados, mas ninguém consegue viver num stress permanente em busca de novos referenciais que persistem em não aparecer, para poderem ser compreendidos, respeitados e aplicados por todos.
Se for preciso alterar as leis da República e desse modo poder colocar o Estado de "pernas para o ar" e inverter os padrões de soberania, vamos a isso!

Ser ou não ser Estado. Eis a questão!

Um desafio para os Funcionários Públicos que trabalham em SI/TI e não só
Será que queremos aproveitar os activos de conhecimento para crescermos na escala de Valor ou vamos mergulhar na competição sem regras com o mercado à escala global de baixo valor e de baixa soberania para o Estado e para o país?
O mesmo raciocínio se aplica aos inúmeros funcionários que, na sequência da automatização de muitos processos de e-Government, poderão ser dispensados de algumas tarefas de rotina e de baixo valor acrescentado, para efectivamente se requalificarem e crescer na escala de valor, cívico e profissional, passando a apoiar todos os cidadãos e principalmente os 64% de info-excluídos, com um atendimento eficaz e competente (novos "Gestores para a Cidadania").
Também aqui a opção é se queremos ter um Estado vulnerável e promotor de "fantasmas descartáveis" ou um Estado soberano, competente no que respeita à sua missão específica e capaz de ter orgulho pelo Serviço Público que presta à sociedade de forma universal, independente e equitativa?
Qualificar os funcionários e melhorar os serviços prestados aos cidadãos constitui, não apenas um aumento de produtividade do Estado, como cria um clima positivo e sem medos, para o prolongamento útil da vida activa e um estímulo motivacional para a aprendizagem e o crescimento na escala de Valor, rumo a um Serviço Público de qualidade.

Temos de abrir a “Caixa de Pandora”

Onde estão hoje os Centros de Decisão da AP?

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A Lei do Pêndulo

Número Único - Sim ou Não?

Perante a emergência de investimentos bastante elevados em soluções tecnológicas para obviar o incumprimento do artigo 35º da Constituição, que impede a criação do Número Único do cidadão, é altura de questionar a perca de qualidade de vida e de acesso a serviços digitais mais integrados e sufisticados, com o argumento de perca de privacidade.
Quem ganha? Quem perde?